Datenschutz­erklärung

1. Herausgeber und Verantwortlichkeit

Die Erweiterung gehört zu Paperhound, einem Dienst, der Belege sammelt und an den Steuerberater übergibt. Paperhound läuft auf einem eigenen Server des Unternehmens, das Paperhound einsetzt. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Belege und die übrigen über die Erweiterung verarbeiteten Daten ist dieses Unternehmen. Betreut Tran Digital den Paperhound-Server, geschieht das im Auftrag des Unternehmens (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Setzt Tran Digital Paperhound für das eigene Unternehmen ein, ist Tran Digital insoweit selbst Verantwortlicher. Über die Erweiterung selbst erhält Tran Digital keine Daten.

Diese Hinweise beschreiben, was die Erweiterung tut. Sie ersetzen nicht die Datenschutzinformationen des Unternehmens, das Paperhound einsetzt; diese erhalten Sie dort. Schreiben Sie uns zur Erweiterung, gilt für Ihre Nachricht unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

Herausgeber der Browser-Erweiterung „Paperhound“ für Google Chrome ist:

2. Zweck, Hinweis in der Erweiterung und Rechtsgrundlage

Die Erweiterung ruft Belege (Rechnungen, Kontoauszüge) aus Online-Portalen ab, die in Paperhound eingerichtet sind, und überträgt sie an den Paperhound-Server des Unternehmens. Sie ist nur zusammen mit Paperhound nutzbar; ohne eingetragene Server-Adresse („Backend-URL“) und Geräte-Schlüssel („Geräte-Token“) tut sie nichts. Wie sie ein Portal abruft, steht fest in der Erweiterung selbst; vom Paperhound-Server erfährt sie nur, welches Portal an der Reihe ist.

Bevor die Erweiterung sich zum ersten Mal mit dem Paperhound-Server verbindet, zeigt sie in ihrer Seitenleiste einen Hinweis, welche Daten sie verarbeitet, und verbindet erst, wenn dieser bestätigt wurde. Auf ein Portal greift sie erst zu, nachdem dafür in Chrome der Zugriff erlaubt wurde. Diese Bestätigung verlangt der Chrome Web Store; sie ist keine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wer nicht mehr einverstanden ist, entfernt die Erweiterung; das Unternehmen kann zusätzlich den Geräte-Schlüssel widerrufen.

Welche Rechtsgrundlage gilt, legt das Unternehmen als Verantwortlicher fest. In Betracht kommen vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (§§ 238, 257 HGB, §§ 145–147 AO) für die Belege selbst und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den automatischen Abruf; das berechtigte Interesse liegt darin, Belege vollständig und ohne manuelles Herunterladen zu erfassen.

Die Nutzung der Erweiterung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; Belege lassen sich auch von Hand herunterladen und auf anderem Weg an Paperhound übergeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Belege: PDF-Dateien von Rechnungen und Kontoauszügen aus den freigegebenen Portalen, jeweils mit einem Dateinamen aus Angaben des Portals (vom Portal vorgegebener Name, Teil der Download-Adresse, Bezeichnung oder Datum aus der Belegliste).
• Inhalte der Portalseiten, soweit für den Abruf nötig, etwa Datum und Bezeichnung in der Belegliste. Die Erweiterung liest nur Seiten der Portale, für die ihr der Zugriff in Chrome erlaubt wurde (je Portal einzeln). Erteilte Zugriffe bleiben bestehen, bis sie in Chrome entzogen werden (Erweiterungen → Paperhound → Details → Websitezugriff).
• Formulare und Einmal-Links: Liefert ein Portal Belege nur über ein Formular oder einen Einmal-Link aus, fängt die Erweiterung während des Downloads im Portal-Tab den nächsten Formularversand, Link-Klick oder die nächste Dateiantwort der Seite ab, unterdrückt die ursprüngliche Aktion und sendet die Anfrage mit denselben Formularfeldern (auch versteckten, etwa Sicherheitskennungen) selbst aus der Portalseite, bei Bedarf ein zweites Mal. Die Werte gehen nur dorthin, wohin das Formular ohnehin geschickt würde, nie an Paperhound. Nach jedem Versuch schaltet sie das Abfangen wieder ab.
• Seitenstruktur beim Einrichten eines Portals: Wird in der Seitenleiste „Diese Seite erfassen“ gewählt oder ein Erkunden angefordert, überträgt die Erweiterung den Aufbau der geöffneten Portalseite an Paperhound: Adresse der Seite ohne Parameter, Art, Kennungen (id) und Klassennamen der Elemente, von Links, Knöpfen, Auswahllisten und anklickbaren Elementen außerdem die Beschriftung (je höchstens 60 Zeichen, bei Auswahllisten die aneinandergereihten Optionen) und das Ziel von Links nur als Domain. Gleichartige Elemente werden zu Gruppen mit bis zu drei Beispielen zusammengefasst; Elemente mit eigener Kennung bilden je eine eigene Gruppe. Ziffern macht die Erweiterung dabei unkenntlich: In Beschriftungen wird jede Ziffer zu 0, im Pfad der Adresse jede längere Ziffernfolge, und Kennungen mit Ziffernfolgen werden weggelassen. Beträge, Kunden- und Rechnungsnummern stehen damit nicht im Bericht; Wörter in Beschriftungen, im Einzelfall auch ein Name, bleiben lesbar. Folgt das Erkunden dem Link der ersten Zeile, gilt dasselbe für diese Detailseite (deren Adresse nur als Domain). Übriger Seitentext und Eingaben in Formularfeldern werden nicht übertragen. Den Bericht sehen im Paperhound-Dashboard die Administratoren und Betreuer.
• Status- und Fehlermeldungen: Stand und Ergebnis eines Abrufs, etwa „Anmeldung nötig“ oder die Zahl der übertragenen Belege. Bricht ein Abruf ab, kann die Meldung außerdem enthalten: Adressen der Seite, auf der der Abruf-Tab gerade stand (auch einer fremden Anmeldeseite), oder einer Download-Adresse, jeweils ohne Parameter; die Domain eines blockierten Ziels; die Beschriftungen der Bedienelemente aus bis zu drei Zeilen der Belegliste, in denen kein passender Knopf gefunden wurde (Ziffern unkenntlich); Statuscode, Dateityp und Titel oder Fehlercode einer Antwortseite des Portals; den Dateinamen eines Downloads, der am Abfangen vorbeiging; bei Formularen Feldnamen und -längen. Formularwerte und Passwörter enthält sie nicht. Die Meldungen erscheinen im Paperhound-Dashboard und in dessen Aktivitätsprotokoll.
• Verbindungsdaten: Solange Chrome läuft, fragt die Erweiterung etwa alle 30 Sekunden beim Paperhound-Server nach Aufträgen und schickt dabei den Geräte-Schlüssel und ihre Versionskennung mit. Der Server speichert, wann das Gerät zuletzt verbunden war, und sieht wie jeder Webserver technisch bedingt die IP-Adresse.
• Lokal im Browser: Server-Adresse, Geräte-Schlüssel und Zeitpunkt der Zustimmung (Abschnitt 2), technische Zeitstempel und Zähler sowie der Stand des laufenden Abrufs (Abschnitt 7).

Keine Zugangsdaten, kein Verlauf. Die Erweiterung liest, speichert und überträgt keine Zugangsdaten zu den Portalen (Benutzername, Passwort, PIN, TAN) und wertet keine Cookies der Portale aus. Sie nutzt die bestehende Anmeldung im Browser: Anfragen beim Abruf schickt Chrome wie beim normalen Aufruf mit den Cookies des Portals, und zwar nur an das Portal und die im Rezept des Portals freigegebenen Adressen, von denen es Belege ausliefert. Beim Mitlesen per Debugger (Abschnitt 6) erhält sie die Kopfzeilen der Antworten, in denen auch Cookies stehen können; ausgewertet werden davon nur Dateityp und Dateiname. Fehlt die Anmeldung, bittet die Erweiterung darum; sie erkennt dabei nur, ob ein Anmeldeformular angezeigt wird, nicht was eingegeben wird.

Die Erweiterung legt keinen Browserverlauf und kein Nutzungsprofil an. Tabs beobachtet sie nur, um ein schon geöffnetes Portal zu finden, den eigenen Abruf-Tab zu verfolgen, während eines Downloads einen vom Portal geöffneten Beleg-Tab zu erkennen und nach einer Anmeldung den zuvor aktiven Tab wieder nach vorn zu holen. Adressen anderer Tabs wertet sie nicht aus und speichert oder überträgt sie nicht. Chrome nennt die dafür nötige Berechtigung bei der Installation „Browserverlauf lesen“.

Auf den Seiten des eigenen Paperhound-Servers läuft ein kleines Skript der Erweiterung. Es liest keine Inhalte, meldet der Erweiterung nur, dass eine Dashboard-Seite geladen wurde, gibt den Klick auf „Abrufen“ weiter und lässt die Seite erkennen, dass die Erweiterung installiert ist.

4. Empfänger

Soweit die Erweiterung Daten überträgt (Belege, Status- und Fehlermeldungen, auf Anforderung die Seitenstruktur), gehen sie ausschließlich an den Paperhound-Server des Unternehmens, dessen Adresse bei der Einrichtung eingetragen wurde, verschlüsselt per HTTPS. Adressen ohne HTTPS nimmt die Erweiterung nicht an; ausgenommen ist nur der eigene Rechner (localhost) für die Entwicklung. Die Anfragen beim Abruf selbst gehen an das jeweilige Portal. Es gibt keine Übertragung an Tran Digital als Herausgeber der Erweiterung oder an sonstige Dritte und keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.

Was auf dem Paperhound-Server weiter mit den Belegen geschieht, etwa die Übergabe an die Steuerkanzlei, legt das Unternehmen fest und beschreibt es in seinen eigenen Datenschutzinformationen. Betreut Tran Digital den Server, kann Tran Digital dort im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags und nur nach Weisung des Unternehmens auf diese Daten zugreifen.

Installation und Aktualisierung laufen über den Chrome Web Store der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet dabei die nötigen Daten in eigener Verantwortung; eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen. Informationen dazu finden Sie unter policies.google.com/privacy. Tran Digital erhält vom Store nur zusammengefasste Zahlen, etwa die Zahl der Installationen. Die Einstellungen der Erweiterung werden nicht über das Google-Konto synchronisiert.

5. Tabs, Downloads und Benachrichtigungen

Für einen Abruf öffnet die Erweiterung einen Tab im Hintergrund und schließt ihn danach. Ist man bei einem Bank-Portal schon in einem Tab angemeldet, arbeitet sie in diesem Tab weiter. Fehlt die Anmeldung, holt sie den Abruf-Tab in ein kleines Anmeldefenster nach vorn und lässt es offen, bis man sich angemeldet oder das Fenster geschlossen hat; danach schiebt sie den Tab zurück in den Hintergrund. Auch zum Einrichten eines Portals arbeitet sie im Hintergrund; nach vorne kommt der Tab nur, wenn eine Anmeldung fehlt oder die Seite von Hand erfasst werden soll (dann bleibt er nach „Diese Seite erfassen“ offen). Wartet sie auf einen Beleg (höchstens etwa 20 Sekunden), übernimmt und schließt sie neue Tabs, die der Portal-Tab öffnet oder die auf dem Portal landen; andere Tabs bleiben unberührt.

Damit Belege nicht zusätzlich im Download-Ordner landen, bricht die Erweiterung während eines Abrufs Downloads ab, die vom Portal ausgehen, auch aus anderen Tabs desselben Portals. Chrome kann eine Datei dabei kurz in den Download-Ordner schreiben; die Erweiterung löscht sie dann wieder und entfernt sie aus der Download-Liste. Downloads anderer Seiten bleiben unberührt.

Hinweise, etwa dass eine Anmeldung nötig ist, zeigt die Erweiterung als Chrome-Benachrichtigung mit Portalname und Grund an; diese bleiben auf dem Gerät.

6. Debugger-Berechtigung

Bei Portalen, die Belege nur über ein Formular ausliefern und ein erneutes Absenden ablehnen, liest die Erweiterung während des jeweiligen Downloads die Antwort des Portals über die Debugger-Schnittstelle von Chrome mit. Die Verbindung besteht nur für diesen einen Download (höchstens etwa 20 Sekunden) und nur für den Tab des Portals. Solange sie besteht, laufen die Antworten in diesem Tab über die Erweiterung: Sie liest deren Kopfzeilen, übernimmt nur den Inhalt der Belegdatei und lässt alles andere unverändert durch. Ist die Antwort auf das Absenden des Formulars keine Datei, verwirft sie diese (ersetzt durch eine leere Antwort), damit die Seite des Portals stehen bleibt. Chrome zeigt während der Verbindung einen Hinweis an.

7. Speicherdauer und Löschen

Belege hält die Erweiterung nur im Arbeitsspeicher, bis sie übertragen sind; sie legt keine Kopie ab. Im Browser speichert sie lokal:

• bis die Erweiterung entfernt wird: Server-Adresse, Geräte-Schlüssel, Zeitpunkt der Bestätigung (Abschnitt 2), einen Zähler für Neustarts nach einer Anmeldung, Adresse und Zeitpunkte der letzten Verbindung zum Paperhound-Dashboard und gegebenenfalls einen Fehler beim Anmelden des Dashboard-Skripts,
• bis zum nächsten Start des Browsers: wann zuletzt um eine Anmeldung gebeten wurde,
• bis zum Schließen des Browsers oder zum nächsten Update der Erweiterung: den Stand des letzten Abrufs samt Meldung und welcher Tab gerade für eine Anmeldung oder das Einrichten eines Portals geöffnet ist (beim Einrichten samt Rezept).

Diese lokale Speicherung ist für die Funktion der Erweiterung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wird die Erweiterung entfernt, löscht Chrome alle von ihr lokal gespeicherten Daten. Den Geräte-Schlüssel kann das Unternehmen im Paperhound-Dashboard unter System → Extension widerrufen.

Auf dem Paperhound-Server werden neben den Belegen die Status- und Fehlermeldungen der Abrufe (auch als letzter Fehler am Portal und im Aktivitätsprotokoll), Berichte zur Seitenstruktur sowie Zeitpunkt der letzten Verbindung und Version der Erweiterung gespeichert. Wie lange, legt das Unternehmen fest, das Paperhound einsetzt.

8. Richtlinien des Chrome Web Store

Die Nutzung der über die Erweiterung erhaltenen Daten entspricht der Chrome-Web-Store-Richtlinie zu Nutzerdaten, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). (The use of information received through this extension adheres to the Chrome Web Store User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

Die Daten dienen nur dem Abruf von Belegen, ihrer Übergabe an den Paperhound-Server des Unternehmens und dem Einrichten und Warten dieses Abrufs. Die Erweiterung gibt sie an niemanden außer diesem Server weiter. Sie werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet, nicht an Werbeplattformen oder Datenhändler gegeben und nicht zur Prüfung der Kreditwürdigkeit oder für Kredite genutzt. Tran Digital gibt Daten nur weiter, wenn ein Gesetz es verlangt oder es zum Schutz vor Schadsoftware, Betrug oder Missbrauch nötig ist.

Betreut Tran Digital den Paperhound-Server im Auftrag des Unternehmens, sehen Betreuer dort Fehlermeldungen und Berichte zur Seitenstruktur, soweit das zum Einrichten der Portale und zur Fehlersuche nötig ist, Belege nur auf ausdrückliche Bitte des Unternehmens im Einzelfall, zur Abwehr von Missbrauch oder wenn das Gesetz es verlangt.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Ansprechpartner für diese Rechte ist das Unternehmen, das Paperhound einsetzt, denn dort liegen die Daten. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an das Unternehmen weiter und unterstützen es bei der Beantwortung. Fragen zur Erweiterung selbst beantworten wir unter info@tran-digital.com.

Sie können sich bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für das Unternehmen, das Paperhound einsetzt, ist in der Regel die Aufsichtsbehörde an dessen Sitz zuständig, für Tran Digital das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach (www.lda.bayern.de).

10. Aktualität dieser Erklärung

Stand: Oktober 2026, gültig ab Version 0.12.0 der Erweiterung. Ändert sich, welche Daten die Erweiterung verarbeitet, passen wir diese Erklärung an, bevor die neue Version erscheint. Für die Website von Tran Digital gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.